Vad menas med att returnera
Attest är en skriftlig bekräftelse som garanterar att ett dokument är korrekt.
Att returnera en vara
För företagsledare innebär attestering vanligtvis processen att bekräfta att leverantörsfakturor stämmer i sin helhet. Mer om vad attestera fakturor innebär, hur det går till samt fördelarna med att digitalisera processen, kan du läsa i den här artikeln. Att attestera fakturor innebär att en behörig individ inom organisationen granskar och godkänner fakturan. Han eller hon som attesterar kontrollerar transaktionens ändamål, priset och villkor.
Men också korrekt bokföring av fakturan. Många företag har idag gått över till digital attestering av fakturor — istället för manuell hantering av fysiska fakturor. När du som företagare attesterar en leverantörsfakturagranskas och godkänns fakturan innan den bokförs som en företagskostnad. Attestanten intygar att varan eller tjänsten har levererats enligt avtal, att prisuppgifterna är exakta och att utgiften bokförs korrekt.
Syftet med att attestera fakturor är att kontrollera att fakturan är riktig. Om fakturan inte är korrekt bör den inte attesteras, eftersom attestering innebär godkännande för bokföring. I vanliga fall är det rekommenderat att fakturan inte attesteras vad menas med att returnera samma person som genomfört köpet. Syftet är dels att minimera risken för oegentligheter och dels att involvera fler ögon för att säkerställa att fakturan är korrekt.
Det kan vara nödvändigt att samma person som utför inköpet även attesterar fakturan i vissa fall, såsom i enmansföretag eller mindre organisationer. I större företag är det vanligt att fakturor skickas till olika attestanter, för godkännande av kostnader. Det kan exempelvis vara för olika avdelningar eller leverantörer. Ibland kan en faktura behöva attesteras av flera personer, vilket hanteras genom ett så kallat attestflöde.
Ett attestflöde innebär att flera personer granskar och godkänner samma faktura i en förutbestämd sekvens.
Nätbutikerna: Så gör vi med returerna
När den första personen i flödet godkänt fakturan, går den vidare till nästa person. Sedan fortsätter det så tills den sista personen i flödet, känd som slutattestanten, slutligen granskar och godkänner fakturan för betalning. Attestflödet kan skapas utifrån olika kriterier, till exempel olika leverantörer eller belopp. Om fakturan kommer från en specifik leverantör ska ett särskilt attestflöde användas.
I vissa fall kan ett attestflöde vara konfigurerat för fakturor under en viss summa, medan ett annat aktiveras om fakturan överstiger den summan. Till exempel kan en gruppchef attestera leverantörsfakturor under 25 kronor. När beloppet överstiger detta ska fakturan även granskas av avdelningschefen. Genom att noggrant granska exempelvis tidrapporter och fakturor kan fel upptäckas och undvikas, vilket kan spara tid, administration och kostnader.
Attestering av kvitto innebär att en individ intygar och bekräftar en specifik utgift och att den är i enlighet med företagets eller organisationens policy.
Öppet köp och bytesrätt
Det här förekommer i olika sammanhang, exempelvis när en anställd begär återbetalning för affärsrelaterade kostnader. Det är viktigt att attestera kvitton för att säkerställa att företaget endast betalar för legitimt utförda uppgifter och för att upprätthålla vad menas med att returnera exakt redovisning av företagets ekonomi.
Denna praxis är även avgörande för att förebygga bedrägeri eller felaktiga utbetalningar. Här kan du läsa mer om Pleos tjänst för automatisk kvittohämtning. Idag använder många företag olika program för att hantera både tidsrapportering och fakturabehandling. Programmen erbjuder oftast funktioner som förenklar processen för att attestera fakturor.
Många företag nyttjar elektronisk fakturahantering, vilket är ett processflöde för hantering och mottagande av inkommande fakturor — inklusive pappersfakturor, PDF-fakturor och elektroniska fakturor. På så sätt är det möjligt att effektivisera administrationen genom att automatisera verifieringen av fakturor. Efter det kan fakturorna matchas mot exempelvis en inköpsorder eller skickas till attestering.
Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo. Samla, behandla, godkänn, betala och bokför dina fakturor — allt på ett och samma ställe. Med vår automatiserade process för godkännande ser du till att rätt personer granskar rätt fakturor. Tack vare realtidsövervakning av fakturor uppdateras du om statusen för varje betalning.
Väntar du på godkännande? Eller misslyckades betalningen?
Allt som sker kommer du att få information om i realtid.